Ideale tips voor succesvolle online vergaderingen

Veel van ons staan momenteel voor de uitdaging om de meetings en workshops die we voorheen persoonlijk deden, digitaal te maken. Novicell is een digitaal bedrijf en we zijn dus gewend om continu online te werken en te communiceren. Maar workshops deden we altijd face-to-face. Tot nu.

Net als vele anderen hebben we ons snel moeten aanpassen aan de nieuwe omstandigheden veroorzaakt door COVID-19. In dit artikel vertellen we u wat we hebben geleerd van onze allereerste online workshop met onze klant, vermogensbeheerder 7IM.

Onze 5 tips voor een succesvolle online workshop

1. Zet een duidelijk doel

Ongeacht wat voor soort online workshop u ook doet, zorg ervoor dat het hele team naar een gemeenschappelijk doel werkt. Workshops zijn tijdsverspilling wanneer er geen helder objectief aan het hart van de discussie ligt. Zonder een doel is er voor mensen eigenlijk geen reden om samen te komen.

Onze workshop met 7IM was een verkennende workshop. 7IM wilde een nieuwe website bouwen. Het doel van de workshop was verzekeren dat de neuzen van het projectteam dezelfde kant op stonden, dat iedereen de context van het project begreep en wist welke werkzaamheden uitgevoerd moesten worden.

We doen veel verkennende workshops om beter inzicht te krijgen in onze klanten, hun business, behoeften en doelen. Onze doelstelling is het definiëren van de omvang van het project en het vaststellen van de vereisten.

 

2. Wees voorbereid

Dit is niet altijd mogelijk, maar uw workshop gaat zoveel beter wanneer u de eerste keer gelijk al wat dieper kunt gaan en niet alleen bezig bent met informatieverzameling.

Voorafgaand aan de online verkennende workshop vroegen we 7IM om informatie te sturen over onder meer hun business, concurrentieanalyse en een doelgroepomschrijving. Zo hadden we vooraf veel informatie, hoefden we niet helemaal bij het begin te beginnen en konden we gelijk naar de uitdagingen en kansen gaan.

 

3. Boek op tijd en wees betrokken

Het is heel verleidelijk, maar probeer geen ander werk te doen, artikelen te lezen of e-mails te sturen wanneer u in een online workshop zit. Boek op tijd en blokkeer uw agenda zoals u zou doen voor een persoonlijke meeting. Leg uw telefoon en andere afleidende zaken weg, ruim uw bureau op en zet meldingen uit in Slack, Outlook, enz. Zo weet u zeker dat u tijdens de workshop gefocust en betrokken bent.

Meer handige tips voor productiviteit vindt u hier.

4. Voorkom technische problemen

De realiteit van remote werken, online workshops of virtuele meetings is dat mensen soms te maken krijgen met connectiviteits- of technische problemen. Dit is een uitdaging die u niet 100% kunt voorkomen, maar u kunt stappen ondernemen om de impact van technische issues te voorkomen of beperken. Informeer mensen duidelijk over wat er nodig is voor de meeting en boek ruim op tijd zodat ze ergens kunnen werken met goede internetverbinding en hun apparatuur op orde hebben.

5. Neem pauzes

Het is slim om online evenementen, zoals webinars of leersessies, niet langer te laten lopen dan 60 minuten. De meeste verkennende workshops duren langer. Als dat het geval is, zorg dan dat er snacks en drankjes zijn en neem pauzes tijdens de workshop, zodat deelnemers naar het toilet kunnen gaan of een kop koffie kunnen pakken. Bespreek aan het begin van de meeting de agenda en vermeld daarin de pauzes.

De online workshop met 7IM duurde vier uur. We hadden twee pauzes gepland, maar hebben er maar één genomen. Idealiter zou een workshop, om mensen gefocust te houden, maximaal vier of vijf uur moeten duren. Als u meer tijd nodig hebt, stellen we voor de workshop over twee dagen te verdelen.

Conclusies na de eerste online workshop

Een van de deelnemers aan de workshop was Lars Hesselberg, Head of Digital Interaction bij Novicell:

- Ik was positief verrast door de online workshop. Iedereen was goed voorbereid, betrokken en wilde het meeste eruit halen. Daarom konden we veel ideeën genereren en oplossingen vinden, maar ook vertrouwen en relaties opbouwen - iets wat ik normaliter lastiger vind bij online meetings in vergelijking tot persoonlijke. Dit is zeker niet de laatste online verkennende workshop die we gaan doen.

Zoe Baird, Head of Digital bij 7IM was ook tevreden met het resultaat:

- We zijn blij dat Novicell voorstelde de workshop online te doen, omdat we daardoor niet hoefden te stoppen met ons werk aan de nieuwe website en verder konden gaan zoals gepland. De online workshop ging echt heel goed. Het was een goede ervaring en we hebben ons Novicell-team leren kennen. Het resultaat was net zo waardevol als we hadden verwacht van een persoonlijke workshop.

Na deze eerste online workshop durf ik zonder twijfel te zeggen: het kan gewoon! De doelen voor een online workshop zijn niet anders dan voor een persoonlijke workshop. U moet alleen enkele aanpassingen doen om die doelen te behalen tijdens een online workshop. Bereid u goed voor en wees volledig betrokken, dan kunnen uw online workshops net zo succesvol zijn als wanneer u bij elkaar zit in een ruimte.

 

Inspiratiebronnen:

  • Mindtools.com
  • Sessionlab.com