Onze top HubSpot CRM-tips en tricks

Een Customer Relationship Management (CRM) systeem is speciaal ontworpen om uw leven gemakkelijker te maken. Dit is het geval voor veel HubSpot CRM-gebruikers die melden dat hun verkoop- en serviceteams om deze reden dol zijn op de gratis CRM van HubSpot.

Heeft u het gevoel dat u maar een klein percentage van de mogelijkheden van HubSpot benut? Bent u op zoek naar manieren om de HubSpot CRM beter te benutten? Dan bent u hier aan het juiste adres. Als Platinum HubSpot Solutions Partner hebben we meerdere jaren ervaring gehad met zowel het gebruik van HubSpot CRM als het onboarden van onze klanten op de HubSpot CRM Suite.

In deze blogpost zullen we onze beste tips en trucs doornemen om ervoor te zorgen dat u het meeste uit uw HubSpot CRM haalt.

Ruim uw HubSpot CRM-database regelmatig op

Wanneer u HubSpot CRM begint te gebruiken en al uw bedrijfsinformatie in het systeem invoert, is het erg belangrijk om over de meest nauwkeurige gegevens te beschikken. Contacten die zijn teruggestuurd, uw organisatie hebben gemarkeerd als spam of zich hebben afgemeld, maken echter geen deel meer uit van uw marketinginspanningen, dus neem ze niet op in uw systeem. Door deze contacten uit uw HubSpot CRM te verwijderen, helpt u bij het opschonen van uw database en het verbeteren van de afleverbaarheid, rapportage en domeinreputatie van e-mail. 

Het onderhouden van goede gegevens in uw CRM is een essentieel onderdeel van best practices op het gebied van datahygiëne.

Documenteer uw leadbeheerproces

Het is belangrijk voor zowel uw verkoop- als marketingteam om achter dezelfde doelen te staan en te begrijpen hoe u uw berichten kunt structureren in elke fase van het koperstraject. In plaats van dat marketing tools en materialen voor verkoopondersteuning oplegt of dicteert, moeten deze door beide teams gezamenlijk worden ontwikkeld en verfijnd. Een manier om verkoop en marketing op elkaar af te stemmen, is door uw leadbeheerproces te documenteren.

Een gedocumenteerd leadbeheerproces identificeert het volgende:

  • Bronnen van leads en leadgeneratiestrategie
  • Marketingproces en -activiteiten die nodig zijn om een marketinglead klaar te maken voor verkoop (lead-nurture-campagnes en leadscores)
  • Verkoopproces en activiteiten die nodig zijn om een verkoopklare lead te sluiten
  • Leadkwalificatie en segmentatieregel
  • Overdrachtspunten van marketing naar verkoop en teruggavepunten
  • Leadroutering
  • Rapportagevereisten om het bovenstaande te bereiken

Gebruik de workflowtool om zoveel mogelijk van uw activiteiten te automatiseren

Onthoud dat verkopers elke dag met meerdere prospects praten, bezwaren behandelen en hun pijplijn beheren. Hoe gemakkelijker u hun hele proces van disposities kunt maken, hoe minder fouten uw verkoopmanagers van het team zullen tegenkomen.

Een van de beste manieren om de kwaliteitscontrole van verkoopgegevens te garanderen, is door veel workflows uit te bouwen die een heleboel overbodige taken binnen HubSpot CRM voor uw verkoopteam automatiseren.

Hier zijn onze top vijf workflows die uw verkoopteam zullen helpen:

  • Wijzig de bedrijfs- en leadstatus op basis van dealfasen – Soms, wanneer uw vertegenwoordigers aan de dealweergave werken, is het overbodig om leadfasen en bedrijfsleadfasen handmatig bij te werken. De beste manier om dat te automatiseren, is door een HubSpot-workflow te maken die een wijziging in de nieuwe dealfase als trigger gebruikt
  • Automatisch leads toewijzen aan bepaalde teams binnen HubSpot - Op basis van verschillende logica's kunt u workflows activeren om leads automatisch toe te wijzen aan bepaalde teams binnen HubSpot CRM wanneer er een nieuwe lead binnenkomt
  • Verplaats inactieve leads buiten de wachtrij van een vertegenwoordiger – Gebruik de trigger voor inactiviteit om een ​​lead buiten de wachtrij van de verkoper te verplaatsen
  • Stel het veld leadstatus van alle nieuwe leads in op 'open' - Leadstatus geeft aan waar uw verkoopteam bezig is een lead te kwalificeren voor een verkoopkans en wordt standaard leeg gelaten. U kunt aangepaste statusopties maken om te helpen bij dagelijkse workflows met taken zoals het bereiken van nieuwe leads, het opvolgen van lopende leads of het toewijzen van leads aan marketing voor verdere koestering
  • Stel het leadstatusveld van gecontacteerde leads in op 'in uitvoering' - Creëer een workflow die de leadstatus automatisch verandert van leeg, open of nieuw in 'in uitvoering' zodra activiteit van uw team wordt geregistreerd. Activiteiten die de workflow activeren, kunnen een e-mail, oproep, vergadering of notities met updates zijn


Automatisch leads toewijzen - U kunt ook een workflow maken waarmee inkomende leads automatisch worden toegewezen aan een van uw verkopers op basis van bepaalde parameters. Dit zorgt ervoor dat er geen lead achterblijft en dat leads binnen een redelijke tijd, zo niet meteen, worden aangeraakt. Als u een round-robinbenadering hebt voor het aanwijzen van leads, kunt u de workflow instellen om te werken op basis van die regel en leads distribueren naar verschillende verkopers.

Hier is een voorbeeld van een lead nurturing workflow:



Bereik prospects op het juiste moment

Het op het juiste moment benaderen van prospects is een integraal onderdeel van de inbound-methodologie.

Een manier om dit te doen is door de e-mailextensietool in HubSpot te gebruiken. Met deze tool kunt u uw Gmail- of Outlook-e-mailaccount verbinden met het CRM om e-mails bij te houden, meldingen en updates te geven en contactgegevens van uw e-mail aan het CRM te koppelen voor meer volledige records. Bovendien maakt de tool geplande verzending van e-mails mogelijk, wat van onschatbare waarde is voor het verkrijgen van de beste open rates. Ten slotte kan het worden ingesteld om u op de hoogte te stellen van e-mailopeningen, zodat u interesse kunt peilen en een telefoontje kunt plegen.

Een andere manier om dit te bereiken is door middel van een leadscoremodel. Leadscores is een krachtig hulpmiddel om u te helpen 'hot leads' te identificeren op basis van hun interactie met uw bedrijf

Creëer een 'closed lost'-verzorgende strategie

In een perfecte wereld zouden leads continu door de verkooptrechter stromen, altijd dichter bij de onvermijdelijke sluiting van de deal. De realiteit is dat u gewoon niet elke deal in de pijplijn kunt winnen. Maar alleen omdat sommige leads niet sluiten wanneer u dat wilt, wil nog niet zeggen dat ze onbereikbaar zijn.

Het hebben van een koesterende strategie voor 'Closed Lost'-leads is van vitaal belang. Deze leads hebben immers al eerder interesse getoond in uw aanbod en hebben het kwalificatieproces en de verkoopfase doorlopen. Met een slimme strategie kunnen gesloten verloren na verloop van tijd gesloten gewonnen worden.

Zo doet u dat:  

  1. Gebruik een drop-down keuzeveld voor uw gesloten verloren redenen en maak er een verplicht veld van voor wanneer deals worden verplaatst naar gesloten verloren - Standaard zijn de gesloten verloren redenen in uw HubSpot-portal een veld met vrije tekst. Onze aanbeveling zou zijn om dit te veranderen in een drop-down selectieveld. Als u dit doet, standaardiseert u uw gesloten verloren redenen en beperkt u uw verkoopteam tot zinvolle gesloten verloren redenen waar u naar kunt handelen. Daarnaast raden we ook aan om het gesloten verloren veld verplicht te maken in de gesloten verloren deal. Hoewel elk bedrijf en hun verkoopproces anders is, vindt u hieronder een lijst met de meest voorkomende redenen voor gesloten verlies en hun beschrijvingen.


  2. Vraag om feedback - Als u uw relatie met deze gesloten verloren leads nieuw leven wilt inblazen, moet u begrijpen waarom ze zich in de eerste plaats afkeerden. Gebruik deze informatie in uw voordeel
  3. Zoek naar trends – Analyseer de feedback die u heeft ontvangen en kijk of u een aantal terugkerende thema's kunt ontdekken. Uiten uw gesloten verloren leads soortgelijke klachten of frustraties? Veelvoorkomende factoren die zich in deze stap openbaren, zijn meestal vrij veelzeggende tekenen van mogelijke lekken in uw trechter
  4. Pas uw verkoopstrategie aan - Loopt u kansen mis door concurrentie? Als dat zo is, is het misschien tijd om de manier waarop u verkoopt en hoe u uw merk en aanbod positioneert, te heroverwegen. Dit kan zich in verschillende vormen manifesteren en het kan zijn dat andere afdelingen hun inspanningen (zoals R&D en marketing) moeten bijdragen om de productperceptie effectief te veranderen
  5. Recycle lead terug naar marketing - Identificeer alle bijna verloren leads die goed passen bij uw aanbod en zet ze op een 'recycle to marketing lead nurture'-workflow om uw bedrijf top of mind te houden
  6. Investeer in verkooptraining - Als u veel gesloten verloren redenen krijgt in de trant van 'niet-reagerend', kunnen uw vertegenwoordigers moeite hebben om met prospects om te gaan. Als dat het geval is, kunnen managers ingrijpen en hun trainingsinspanningen herstructureren. Redenen zoals 'timing' of 'slechte kwalificatie' suggereren ook dat het nodig is om uw teamleden aan de frontlinie van de verkoop te trainen.

Maak het bezoekers gemakkelijker om met u in contact te komen

In de tijd van vandaag gaat het erom het uw leads en prospects zo gemakkelijk mogelijk te maken om met u in contact te komen. Het HubSpot-platform is in de loop der jaren geëvolueerd en is nu klantgerichter dan ooit. Benut dit in uw voordeel door:

  • Live chat (of een chatbot) installeren op uw website
  • Uw vergadertool configureren

Installeer live chat (of een chatbot) op uw website
Laat uw leads niet door hoepels springen om toegang te krijgen tot de informatie die ze zoeken. HubSpot biedt gratis livechatsoftware die gegevens synchroniseert met het CRM. Met deze livechatfunctie wordt elk gesprek automatisch opgeslagen op de tijdlijn van een contact.

Deze tool maakt het voor u mogelijk:  

  • Chat in realtime met leads, prospects en klanten.
  • Leid het gesprek naar de aangewezen teams en/of teamleden
  • Gebruik chatbots om leads te kwalificeren, vergaderingen te boeken, antwoorden te geven op veelvoorkomende vragen van klantenondersteuning en meer
  • Houd de relatie bij elke stap warm door deel te nemen aan contextuele gesprekken
  • Plan vervolgtaken, maak aantekeningen, stuur e-mails, bel, maak ondersteuningstickets en meer - rechtstreeks vanuit de inbox
  • Schakel de chatbot in tijdens aangewezen kantooruren en leg e-mailadressen vast voor follow-ups van gemiste chatverzoeken

Configureer uw meetings tool

Een onschatbare en vaak over het hoofd geziene functie van het HubSpot CRM-pakket is de tool voor het koppelen van vergaderingen. Dit is een van de eerste stappen van ons HubSpot-onboardingproces, waarbij HubSpot-klanten wordt getoond hoe ze hun agenda kunnen koppelen aan HubSpot om een vergaderlink in te stellen. Op deze manier kunnen ze snel gesprekken plannen met hun prospects zonder het heen en weer gesprek over beschikbaarheid.

Leer hoe u uw agenda koppelt aan HubSpot zodat HubSpot weet wanneer u wel en niet een meeting kan boeken. U kunt uw leads de mogelijkheid geven om eenvoudig een nieuwe afspraak te maken wanneer het hen uitkomt, zonder het proces te verlengen met vervelende heen-en-weer e-mails.

Maximise the ROI of your HubSpot investment 

HubSpot is een robuust platform met veel functies. Met vier 'hubs' die marketing-, verkoop-, services- en operationele functies dekken, kunt u er zoveel mee doen. Zelfs het overwegen van de meer dan 30 functies van HubSpot CRM en Sales kan overweldigend zijn.

Zorg ervoor dat u onze top HubSpot CRM-tips en -trucs volgt om het meeste uit uw HubSpot-platform te halen. Als u nog steeds moeite hebt om een merkbaar rendement op uw HubSpot-investering te zien, is het misschien tijd om te overwegen een HubSpot-portalaudit uit te voeren.