Roskilde Festival
Festival får kontroll över alla sina "People"
Roskilde Festival är Danmarks största festival - ja, faktiskt den största i hela norra Europa. Med de många människorna på festivalen hade Roskilde ett naturligt behov av att kunna hantera alla sina frivilliga medhjälpare, gäster och musiker – helt smidigt.
Roskilde Festival vände sig till Novicell, som redan arbetar tillsammans med festivalen Smukfest. Den djupa kunskapen om event management inom festivalbranschen sågs som en stor fördel.
En skräddarsydd plattform
"People" består av en hjälparavdelning, som hanterar festivalens volontärer och eldsjälar. Det gäller allt från produkthantering av armband och samordning av boende till körtillstånd och utfärdande av T-shirts.
Samtidigt fungerar det som ett kommunikationssystem genom vilket de enskilda teamen kan kommunicera. Alla volontärer har en egen profil med data som du själv kan uppdatera.
Den andra delen består av gästsektionen, där alla gäster hanteras, d.v.s. leverantörer, samarbetspartners, artister med mera. Faktum är att festivalen har hela 44 olika gästgrupper, som får mer än 50 typer av armband och både körtillstånd och boendeprodukter hanteras.
Eventsystemet är därför designat för att kunna hantera mycket komplexa datamängder, och anpassat till Roskilde Festivals mycket specifika behov.
Hantering av volontärer, team och rättigheter
Roskilde Festival, som har funnits sedan 1971, inledde ett samarbete med Novicell om utvecklingen av volontärdatabasen "People".
Event Management
"People" är ett event management system, byggt för att kunna hantera de många människor som driver festivalen.
Tillgänglighet
Alla volontärer kan komma åt systemet direkt och uppdatera sina egna data samt kommunicera med teammedlemmar, etc.
Översikt
"People" skapar en överblick över allt från att dela ut armband, sköta boendet till att fördela anställda till olika team.
Check-in-modul
Med så många involverade i festivalen måste Roskilde Festival checka in stora mängder människor. "People" är därför skapat för att kunna styra både volontärer och gäster genom incheckningen, från att dela ut armband och övernattnings-detaljer, till att säkra att alla får rätt information. Så fort som möjligt förstås.
Eventsystemet har stresstestats och är en stor succé. Incheckningen är öppen 24/7 i 10 dagar från lördag till söndag efter festivalen, där de drygt 30 000 aktörerna tar sig igenom snabbt och smidigt. Incheckning med mobiltelefonen gör det bland annat enkelt och bekvämt att komma in.
Som en bonus kan systemet leverera dagliga statusrapporter, såsom hur många armband som redan har utfärdats och hur många som fortfarande saknas. Detta säkerställer att Roskilde Festival kan planera sina resurser optimalt.
"Det skulle inte bli någon festival om det inte vore för de många frivilliga. Därför behövde vi en partner som kunde utveckla en plattform som stödjer den stora uppgiften att samordna både volontärer och andra deltagare. Novicell kan leverera det – och mer."
Vill du veta mer om lösningen för Roskilde Festival? Så kontakta gärna oss.
Ring till Martin Hellgren på 0707586003 eller skicka ett mail till [email protected]