Hé, directeur! Loopt u inkomsten mis door onwetendheid over data?

In een bedrijf dat werkt met verkochte uren kunnen overtollige uren niet in het magazijn worden opgeslagen. Daarom zijn de prestaties van uw collega's enorm belangrijk voor de omzet. Om aan de slag te gaan, heeft u een overzicht nodig van de prestaties van uw bedrijf door al uw gegevens te integreren in beheersbare dashboards die in realtime worden bijgewerkt. Het inzicht geeft u een solide basis voor het optimaliseren van de prestaties van het bedrijf, aangezien de benchmark nu duidelijk en zichtbaar is voor alle relevante managers.

Als leider in een grotere organisatie moet u strategische beslissingen nemen op basis van data, intuïtie en ervaring. In deze blogpost vindt u goed advies voor het optimaliseren van de workflows van uurregistratie en ziet u hoeveel een prestatieverbetering van 1% in een van de kernparameters van een adviesbureau, het factureringspercentage, betekent voor de omzet.

Onze werkwijze is gebaseerd op hoe wij bij Novicell de afgelopen jaren met deze factoren hebben gewerkt, zodat u ook inzicht krijgt in hoe wij met datadashboards realtime overzicht hebben over onze gehele business en hierop kunnen inspelen. Novicell ging in een jaar tijd van data-onwetend naar datagedreven.

Lees hier hoe we dat hebben gedaan.

Het probleem: groei moest worden geconsolideerd met realtime prestatiegegevens

In 2018 stonden we bij Novicell voor een grote groei-uitdaging. De groei van het aantal medewerkers resulteerde niet in een overeenkomstige relatieve omzetgroei. Sterker nog, de productiviteit per werknemer daalde. Maar medewerkers zijn ook onze grootste troef, daarom waren dagelijkse visualisaties voor KPI's en relevante kengetallen cruciaal voor succes.

We hadden niet het nodige overzicht en controle over de besteding van de uren voordat de maand was afgerond en gefactureerd. Een tastbaar inzicht in waar meer- en interne uren aan werden besteed en hoe het facturatietempo kon worden verhoogd, was essentieel voor de wens naar meer omzet. We zetten onze bedrijfskritische bril op om de ruis in onze motor te identificeren. Er was een onbenut potentieel voor meer groei door gebrek aan overzicht, management en datakennis.

We hadden een concrete wens om dagelijks inzicht te krijgen in operaties en prestaties in teams, afdelingen en landen in de hele organisatie om in realtime te kunnen handelen en uren toe te wijzen, in plaats van één keer per maand verrast te worden en altijd achter te lopen.

De oplossing: de basis voor goede strategische beslissingen is een combinatie van data, intuïtie en ervaring

Om de groei-uitdaging op te lossen, was het van fundamenteel belang om te investeren in een gemeenschappelijke dataset als de ruggengraat van geautomatiseerde en geïntegreerde dashboards. Alle datakanalen werden geïntegreerd in één uniform gebruikersplatform, geüpload naar de cloud en gevisualiseerd met Power BI, wat al onze sleutelfiguren in de hele organisatie in één oogopslag verduidelijkte – beheer werd herontdekt in Novicell.

Tegenwoordig gebruiken we onze dashboards onder meer voor:

  • Zien hoeveel nieuwe klantcases binnenkomen, zodat we ze op de best mogelijke manier kunnen ontvangen met de juiste middelen
  • Het beoordelen van de bezettingsgraad in elk team en of het nodig is om middelen opnieuw toe te wijzen
  • Een overzicht krijgen van wat er gebeurt vanaf het moment dat een uur wordt verkocht totdat het wordt gefactureerd en of er patronen zijn in waarom uren worden afgeschreven
  • Communiceren tussen teams als we kunnen zien dat een team het bijzonder goed doet op een of meer sleutelfiguren
  • Een gemeenschappelijke taal en een gemeenschappelijke dataset hebben voor hoe we ons bedrijf evalueren

Business development heeft de dagelijkse navigatie en capaciteitsoptimalisatie op een goed gedocumenteerde basis veel eerder in het proces mogelijk gemaakt. Onze managers kijken meerdere keren per dag naar de datagedreven dashboards, wat de nodige zekerheid bij beslissingen garandeert. Wilt u als leidinggevende aanwezig zijn in het dagelijks leven, dan kan dat door te zorgen voor een feitelijk fundament van waaruit u door de hele organisatie heen kunt navigeren.

Van prestatieoverzicht tot prestatieboost

Geïntegreerde datadashboards creëren overzicht, maar leiden niet tot een hoger factureringstarief zonder actie. In ons bedrijf werd het overzicht een katalysator voor het doel van meer management in de organisatie, evenals een basis voor het dagelijks afstemmen van de verwachtingen van de managers en de prestaties van de medewerkers.

Op basis van onze op maat gemaakte datadashboards stellen de leden van de Raad van Bestuur van Novicell het volgende:

Group CEO, Per Kirchner

'We kunnen realtime reageren via geautomatiseerde dashboards en onze prestaties evalueren op basis van hetzelfde gegevensoverzicht voor teams, afdelingen en landen. De cruciale kerncijfers van gisteren voor het bedrijf worden mij geserveerd als ik wakker word. Het maakt een enorm verschil.’

CCO, Morten Longgaard

'Ik heb een verzameling verkooprapporten die me vooral twee dingen geven: inzicht in onze verkoopprestaties en een overzicht van aankomende projecten waarop we onze middelen kunnen plannen. Gegevens komen uit ons CRM-systeem en in de rapporten kan ik zien wanneer een nieuw project in de pijplijn komt, wanneer een deadline wordt gepusht of wanneer de reikwijdte van het project wordt aangepast, en ik kan de prestaties van de individuele verkopen zien consultants of de pijplijn opsplitsen tot afdelingsniveau. Alles wordt in realtime bijgewerkt, zodat het overeenkomt met de afbeelding in onze primaire verkooptool, onze CRM, waar de verkoper de gegevens up-to-date houdt. Met een paar klikken kan ik altijd antwoorden geven op wat we verwachten te kunnen leveren aan verschillende delen van de organisatie, en zien in welke fase we ons bevinden op verschillende in-sales, zodat ik relevante communicatie kan bieden aan de verkoopadviseurs in het proces.'

CFO, Kasper Thomsen

‘Kortom, het gaat om het krijgen van de juiste informatie op het juiste moment, die vervolgens vertaald kan worden naar concrete acties in het dagelijks leven. Bovendien is het aanzienlijk eenvoudiger geworden om gegevens te analyseren, omdat we alle informatie tot in de kleinste details bij de hand hebben. Voordat we begonnen met het implementeren van ons datawarehouse met geïntegreerde datadashboards, was er veel werk met een relatief groot foutrisico, omdat u verschillende databronnen handmatig combineerde. Onze gemakkelijke toegang tot de beschikbaarheid van gegevens geeft ons een enorme meerwaarde in het bedrijf.'

COO, Lars Hougaard

‘Het is een grote hulp om een op feiten gebaseerd beeld te hebben van hoe ons bedrijf draait. Het is een belangrijke tool die ervoor zorgt dat we tijd kunnen besteden aan betere beslissingen in plaats van te zoeken naar relevante gegevens. We doen dit nu in realtime, zodat we in ons dagelijks leven heel dicht bij de leveringen van onze klanten zitten en daarmee de belangrijkste management parameters voor ons bedrijf.'

In een jaar tijd heeft de waarde van data geleid tot de volgende positieve kengetallen voor Novicell:

Wat betekent de prestatieverhoging, en daarmee het facturatiepercentage, voor het resultaat?

Nu wordt het een beetje nerdy met een beetje wiskunde, maar het punt is lucratief.

Als we in de periode 200 medewerkers hadden die €115 per uur factureerden, zou dit een hogere omzet van €404,53 per 1% stijging van het factureringstarief betekenen. In dit geval zou dit bij een verbetering van 7,3% een omzetstijging van ca. 2,9 miljoen euro in één jaar.

Voordelen van het implementeren van geïntegreerde en geautomatiseerde realtime datadashboards

Overzicht

Door geautomatiseerde dagelijkse rapportage in dashboards en constante analyse en meting van KPI's, maakt het snelle actie mogelijk als er iets de verkeerde kant op gaat.

Inzicht

Alle besluitvormers binnen het bedrijf kunnen strategische veranderingen plannen op basis van gegevens en zich richten op het optimaliseren van de inkomstenbronnen van het bedrijf.

Resource optimalisatie

Verhoogde capaciteit en projectbeheer in alle afdelingen en teams van het bedrijf zorgen voor een hoger factureringspercentage met lagere kosten en verhoogde efficiëntie per verkocht uur.

Gerichte werkcultuur

Verhoogde capaciteit en projectbeheer in alle afdelingen en teams van het bedrijf zorgen voor een hoger factureringspercentage met lagere kosten en verhoogde efficiëntie per verkocht uur.

 

Het begint allemaal met het integreren van de relevante gegevens van het bedrijf in één overzicht dat een rationele basis vormt voor strategische besluitvorming. We zijn hierin experts geworden en raden onze klanten aan hetzelfde te doen.

 

Hoe kunnen wij u helpen?

Als u meer wilt weten over onze op groei gerichte data-optimalisatiestrategie en hoe uw bedrijf strategische beslissingen kan nemen op basis van realtime dashboards, neem dan contact met mij op.

We kunnen een afspraak online of bij u op kantoor boeken.